Privacy policy

PRIVACYBELEID HNK

NSI N.V. en haar dochterondernemingen, handelend onder de namen NSI en HNK ("HNK”), stellen uw privacy op prijs. Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna: “AVG”. Persoonsgegevens zijn gegevens over een persoon die kan worden geïdentificeerd aan de hand van die gegevens (of aan de hand van die en andere informatie die in ons bezit is of waarschijnlijk in ons bezit zal komen) ("Persoonsgegevens").

Met dit privacybeleid ("Privacybeleid”) leggen we u uit hoe HNK uw Persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt.

Welke Persoonsgegevens verzamelen wij, en waarom?

Wanneer u communiceert met HNK, rechtstreeks en/of via onze website, kan HNK Persoonsgegevens en andere informatie van u verzamelen, zoals hieronder beschreven:

• Persoonsgegevens die u verstrekt: We verzamelen basisgegevens wanneer u dergelijke informatie verstrekt, zoals uw naam, adres en woonplaats en verdere contactgegevens zoals uw e-mailadres, postadres en telefoonnummer; • Een (Membership-)account aanmaken via de website: Bij het aanmaken van een account via de website zullen wij uw Persoonsgegevens, zoals uw gebruikersnaam en wachtwoord, verzamelen; • Kopie van uw identiteitsbewijs, indien gevraagd door HNK: HNK zal een kopie en/of gegevens verzamelen van het identiteitsbewijs van de wettelijke vertegenwoordiger en/of uiteindelijke begunstigde van de Member, op voorwaarde dat het BSN en de foto onherkenbaar worden gemaakt. Voor zover het bewaren van de kopie nodig is, wordt de kopie op een veilige manier bewaard. • Geaggregeerde Persoonsgegevens: In een voortdurende inspanning om de Members beter te begrijpen en van dienst te zijn, voeren we onderzoek uit naar demografische gegevens, interesses en gedrag van gebruikers op basis van de Persoonsgegevens en andere informatie die aan HNK is verstrekt. Dit onderzoek kan op geaggregeerde basis worden samengesteld en geanalyseerd, en we kunnen deze geaggregeerde gegevens delen met onze gelieerde ondernemingen, agenten en zakenpartners. Deze geaggregeerde informatie identificeert u niet persoonlijk. We kunnen ook geaggregeerde gebruikersstatistieken vrijgeven om onze diensten te beschrijven aan huidige en toekomstige zakenpartners en aan andere derden voor andere wettige doeleinden.

Doel en wettelijke grond

a. Om een Membership af te sluiten; HNK heeft Persoonsgegevens nodig om een Membership met u persoonlijk of met uw bedrijf af te sluiten. We moeten bijvoorbeeld een onderzoek uitvoeren voordat we u als Member kunnen accepteren (Customer Due Diligence). Of om te bepalen of u uw bedrijf mag vertegenwoordigen. Ook kunnen wij om een kopie van uw identiteitsbewijs of kopie van de gegevens vragen wanneer wij een rechtsverhouding met u of met uw onderneming aangaan. b. Het uitvoeren van onze verplichtingen en het verlenen van diensten: We hebben Persoonsgegevens nodig om HNK in staat te stellen haar verplichtingen uit eventuele contracten na te komen en om u de informatie en diensten te leveren die u van HNK vraagt, inclusief verplichtingen jegens de gebruikers die door u als zodanig zijn toegewezen. Ook beveiligen we onze gebouwen, onder meer door beveiligingscamera's te plaatsen. c. Het ontvangen van nieuwsbrieven, het bijwonen van seminars of vergaderingen, enz.: HNK kan uw Persoonsgegevens, inclusief door u verstrekte contactgegevens, gebruiken om u te informeren over HNK, (nieuwe) producten en diensten van HNK (nieuwsbrieven, persberichten, etc.) en over gelieerde ondernemingen, agenten en zakelijke partners van HNK en hun (nieuwe) producten en diensten, om u te informeren over seminars en/of bijeenkomsten die HNK organiseert, voor klanttevredenheidsonderzoek en/of voor andere vormen van communicatie; d. Klantenondersteuning, verbetering van producten en diensten We kunnen Persoonsgegevens gebruiken om te kunnen reageren op een vraag of ander verzoek dat u indient wanneer u contact met ons opneemt via onze Website, inclusief voor klantenservice, om u, indien nodig, een kennisgeving of corrigerende actie te kunnen sturen met betrekking tot het Membership, en om ons te helpen de inhoud en functionaliteit van onze website en producten en diensten te verbeteren. e. Wettelijke verplichtingen; Wij zijn gebonden aan wettelijke verplichtingen. Voor zover van toepassing en op basis van bijvoorbeeld de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme ("Wwft”) moeten wij voor bepaalde vormen van dienstverlening eerst specifieke controles uitvoeren in het klantacceptatieproces en/of een onderzoek instellen bij ongebruikelijke transacties. Op basis van de voor HNK geldende regels en voorschriften betreffende naleving, voert HNK ook gerichte controles uit en/of stelt een onderzoek in als onderdeel van het klantacceptatieproces. In deze context moeten we ook de uiteindelijke begunstigde van een onderneming identificeren. Hiervoor kunnen wij derden inschakelen die gegevens over u met ons delen. Ook kan het zijn dat wij gegevens over u moeten delen met een overheidsinstantie, zoals een toezichthoudende autoriteit in of buiten Nederland.

In alle bovenstaande gevallen verwerkt HNK uw Persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden: • De uitvoering van een overeenkomst; • Voldoen aan een wettelijke verplichting; • Rechtmatig belang; • Uw toestemming.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

We zullen uw Persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om te voldoen aan de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, inclusief om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportagevereisten.

Om de juiste bewaartermijn voor Persoonsgegevens te bepalen, houden wij rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de Persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van uw Persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor wij uw Persoonsgegevens verwerken en of we deze doeleinden kunnen bereiken met andere middelen, en de toepasselijke wettelijke vereisten.

Met wie delen wij Persoonsgegevens?

HNK houdt zich niet bezig met het verkopen van uw Persoonsgegevens. Wij beschouwen deze informatie als een essentieel onderdeel van onze relatie met u. Er zijn echter bepaalde omstandigheden waarin we uw Persoonsgegevens zonder verdere kennisgeving aan u kunnen delen met bepaalde derden, zoals hieronder uiteengezet:

f. Bedrijfsoverdrachten: Naarmate het bedrijf van HNK zich verder ontwikkelt, kan HNK bedrijven of activa (inclusief eigendommen die worden gebruikt in het kader van het Membership) verkopen of kopen. In een dergelijk geval kunnen Persoonsgegevens deel uitmaken van de overgedragen activa. g. Gerelateerde bedrijven: HNK kan uw Persoonsgegevens ook delen met onze gelieerde ondernemingen voor doeleinden die in overeenstemming zijn met dit Privacybeleid. h. Agenten, consultants en gerelateerde derden: HNK huurt soms, net als veel andere bedrijven, andere bedrijven in om bepaalde bedrijfsgerelateerde functies uit te oefenen. Voorbeelden van dergelijke functies zijn IT-leveranciers, de beheerder van onze website en bijbehorende (software)producten en diensten, het mailen van informatie, het onderhouden van databases en het verwerken van betalingen. Wanneer we een ander bedrijf inzetten om een dergelijke functie uit te voeren, verstrekken we hen alleen de informatie die ze nodig hebben om hun specifieke functie uit te voeren. i. Wettelijke vereisten: HNK kan uw Persoonsgegevens vrijgeven als dit wettelijk verplicht is of als wij te goeder trouw geloven dat een dergelijke actie noodzakelijk is om (i) te voldoen aan een wettelijke verplichting, (ii) de rechten of eigendommen (activa) van HNK te beschermen en te verdedigen, (iii) te handelen in dringende omstandigheden om de persoonlijke veiligheid te beschermen van mensen die de eigendommen van HNK of het publiek gebruiken, of (iv) te beschermen tegen wettelijke aansprakelijkheid.

Voor zover uw Persoonsgegevens aan een derde worden verstrekt in de hoedanigheid van verwerker voor HNK, sluit HNK met deze derde een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen van de AVG.

Hoe beveiligen wij uw Persoonsgegevens?

HNK heeft stappen ondernomen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens een passend beschermingsniveau krijgen waar ze worden verwerkt en dat uw rechten beschermd blijven tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. HNK kan echter de absolute veiligheid en/of foutloze verwerking van Persoonsgegevens niet garanderen. Daarom moet u extra voorzichtig zijn bij het beslissen welke informatie u aan HNK verstrekt (vooral op vrijwillige basis).

Een cookie is een klein tekstbestand dat door onze webpaginaserver op uw harde schijf wordt opgeslagen. U kunt het gebruik van cookies accepteren of weigeren door de instellingen van uw browser te wijzigen. Nadere informatie en verzoek om toestemming, indien van toepassing, wordt opgevraagd via de website van HNK.

Uw rechten / Compliance Officer

Mogelijk hebt u de volgende rechten: a. het recht om te verzoeken om toegang tot de Persoonsgegevens die wij over u bewaren; b. het recht om te verzoeken om eventuele onjuiste Persoonsgegevens die we over u hebben te corrigeren; c. het recht om te verzoeken om alle Persoonsgegevens die we over u hebben te verwijderen; d. het recht om de verwerking van Persoonsgegevens die we over u bewaren te beperken; e. het recht om bezwaar maken tegen de verwerking van Persoonsgegevens die wij over u bewaren; en/of f. het recht om alle Persoonsgegevens die we over u hebben in een gestructureerd en algemeen gebruikt, machineleesbaar formaat te ontvangen of dergelijke Persoonsgegevens naar een ander bedrijf te laten verzenden.

Voordat we de gevraagde informatie aan u bekendmaken, vragen we u mogelijk om aanvullende informatie om uw identiteit te bevestigen en om veiligheidsredenen. We zullen elk verzoek verwerken in overeenstemming met de wetgeving en ons beleid en onze procedures.

Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor verwijzen wij u naar www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Voor vragen en/of verzoeken kunt u contact opnemen met onze Compliance Officer via complianceofficer@nsi.nl

De inhoud van de Privacyverklaring kan te allen tijde worden gewijzigd

We behouden ons het recht voor om de inhoud van dit Privacybeleid op elk moment te wijzigen. De meest recente versie van dit privacybeleid is te vinden op www.HNK.nl.

Contact

Als u vragen heeft over dit Privacybeleid, de beveiliging van uw Persoonsgegevens of als er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via complianceofficer@nsi.nl.

This translation is meant as an informal translation only. This translation can only be used in combination with and as explanation of the Dutch text. In the event of a disagreement or dispute relating to the interpretation of the English text the Dutch text will be binding.

HNK PRIVACY POLICY

NSI N.V. and its subsidiaries, trading as HNK and HNK (“HNK”), value your privacy. We process your personal data in accordance with the European General Data Protection Regulation, hereinafter: “GDPR”. Personal data means data about a living individual who can be identified from those data (or from those and other information either in our possession or likely to come into our possession) (“Personal Data”).

With this privacy policy (“Privacy Policy”), we explain to you how HNK collects, use, share and protect your Personal Data.

Which Personal Data do we collect, and why? When you interact with HNK, either directly and/or through our website, HNK may collect Personal Data and other information from you, as further described below:

• Personal Data that you provide: we collect basic details when you provide such information, like your name, address, and residence and further contact details like your email address, postal address, and telephone number; • Setting up an (Membership) account via de website: when setting up an account via de website, we will collect your Personal Data from you such as your username and password; • Copy of your identity document, if requested by HNK: HNK will collect a copy and/or data of the identity document of the legal representative and/or ultimate beneficial owner of the Member, provided that the CSN and picture are made unrecognisable. Insofar saving of the copy is required, the copy is saved in a secure manner. • Aggregated Personal Data: in an ongoing effort to better understand and serve the Members, we conduct research on user demographics, interests and behavior based on the Personal Data and other information provided to HNK. This research may be compiled and analyzed on an aggregate basis, and we may share this aggregate data with our affiliates, agents and business partners. This aggregate information does not identify you personally. We may also disclose aggregated user statistics in order to describe our services to current and prospective business partners, and to other third parties for other lawful purposes.

Purpose and statutory ground a. In order to conclude a Membership; HNK requires Personal Data in order to conclude a Membership with you in person or with your company. For example, we need to conduct an investigation before we can accept you as a Member (Customer Due Diligence). Or to determine whether you may represent your company. We may also request a copy of your identity document or copy its details when we enter into a legal relationship with you / with your company. b. Carrying out our obligations and providing services; We require Personal Data to enable HNK to carry out its obligations arising from any contracts and to provide you with the information and services that you request from HNK, including obligations towards the users assigned as such by you. We also secure our buildings, including by installing security cameras. c. Receiving newsletters, attending seminars or meetings, etc.: HNK may use your Personal Data, including contact details provided by you, to inform you about HNK, (new) products and services of HNK (newsletters, press releases, etc.) and about affiliates, agents and business partners of HNK and their (new) products and services, to inform you about seminars and/or meetings HNK is organising, for customer satisfaction research and/or for other forms of communication; d. Customer support, improvement of products and services We may use Personal Data to enable us to respond to an enquiry or other request you make when you contact us via our Website, including for customer services support, to enable us to issue a notice or corrective action to you in relation to the Membership, if required and to help us improve the content and functionality of our website and products and services. e. Statutory obligations; We are bound to statutory obligations. Insofar applicable, and based on the Dutch Act on Prevention of Money Laundering and Financing of Terrorism (“Wwft”), for example, for certain forms of services we must first conduct specific checks as part of the customer acceptance process and/or initiate an investigation in case of unusual transactions. Based on the governance rules and regulations applicable to HNK, HNK also conducts specific checks and/or initiates an investigation as part of the customer acceptance process. In this context, we must also identify the ultimate beneficial owner of a company. For this purpose, we can engage third parties who share data about you with us. We may also be required to share data about you with a government body, such as a supervisory authority in or outside of the Netherlands.

In all of the above cases, HNK processes your Personal Data based on one or more of the following legal grounds: • The execution of a contract; • Compliance with a statutory obligation; • Legitimate interest; • Your permission.

How long will we retain your data? We will only retain your Personal Data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.

To determine the appropriate retention period for Personal Data, we consider the amount, nature, and sensitivity of the Personal Data, the potential risk of harm from unauthorised use or disclosure of your Personal Data, the purposes for which we process your Personal Data and whether we can achieve those purposes through other means, and the applicable legal requirements.

With whom do we share personal data? HNK is not in the business of selling your Personal Data. We consider this information to be a vital part of our relationship with you. There are, however, certain circumstances in which we may share your Personal Data with certain third parties without further notice to you, as set forth below:

f. Business Transfers: Business Transfers: as the business of HNK is developing further, HNK might sell or buy businesses or assets (including properties used pursuant to the Membership). In such an event, Personal Data may be part of the transferred assets. g. Related Companies: HNK may also share your Personal Data with our affiliates for purposes consistent with this Privacy Policy. h. Agents, Consultants and Related Third Parties: HNK, like many businesses, sometimes hires other companies to perform certain business-related functions. Examples of such functions include IT suppliers, the operator of our website and accompanying (software) products and services, mailing information, maintaining databases and processing payments. When we employ another company to perform a function of this nature, we only provide them with the information that they need to perform their specific function. i. Legal Requirements: HNK may disclose your Personal Data if required to do so by law or in the good faith belief that such action is necessary to (i) comply with a legal obligation, (ii) protect and defend the rights or properties (assets) of HNK, (iii) act in urgent circumstances to protect the personal safety people using the properties of HNK or the public, or (iv) protect against legal liability.

Insofar as a third party is provided with your Personal Data in the capacity of a processor for HNK, HNK will conclude a processor agreement with this third party which meets the requirements set out in the GDPR.

How do we secure your personal data? HNK has taken steps to ensure that your Personal Data receives an adequate level of protection where it is processed and your rights continue to be protected from loss, misuse, and unauthorised access, disclosure, alteration, or destruction. However, HNK cannot guarantee the absolute security and/or error free processing of Personal Data. Therefore, you should take special care in deciding what information you provide to HNK (especially on a voluntary basis).

Cookies A cookie is a small text file that is saved on your hard drive by our webpage server. You can accept or reject the use of cookies by changing the settings of your browser. Further information and request for consent, if applicable, is requested by using the website of HNK.

Your rights / Compliance Officer You may have the right to request a. access the to your Personal Data we hold about you; b. request we correct any inaccurate Personal Data we hold about you; c. request we delete any Personal Data we hold about you; d. restrict the processing of Personal Data we hold about you; e. object to the processing of Personal Data we hold about you; and/or ( f. receive any Personal Data we hold about you in a structured and commonly used machine-readable format or have such Personal Data transmitted to another company.

We may ask you for additional information to confirm your identity and for security purposes, before disclosing information requested to you. We will process any request in line with laws and our policies and procedures.

You also have the right to submit a complaint to the Dutch Data Protection Authority. To do so, we refer you to www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

For questions and/or requests, you can contact our Compliance Officer at complianceofficer@nsi.nl

The contents of the Privacy Statement can be amended at any time We reserve the right to amend the contents of this Privacy Policy at any time. The latest version of this Privacy Policy can be found at www.HNK.nl.

Contact If you have questions about this Privacy Policy, the security of your Personal Data or if there are signs of abuse, please contact us at complianceofficer@nsi.nl.